Матрица управления временем Эйзенхауэра: инструкция, как использовать

Вы ― начальник отдела и можете премировать / повысить одного из сотрудников. Кого вы выберите? Того, кто эффективно использует рабочее время для выполнения своих задач и показывает максимальный результат.

Если же вы хотите продемонстрировать собственнику компании или вашему босу, что отлично справляетесь с работой и пора бы повысить зарплату ― организуйте свою работу так, чтобы ни у кого не было сомнений, что вы этого достойны. Как это сделать? С помощью матрицы управлением временем.

Матрица управления временем Эйзенхауэра: что это такое

Матрица управления временем ― Стивен Кови посвятил ей целую главу в своей знаменитой книге «Семь навыков высокоэффективных людей» ― инструмент организации своей жизни. Правильно, не только работы, но и всех других сфер. Это инструмент упорядочивания.

К слову, Эйзенхауэр (если вдруг вам показалось, что фамилия его знакома, вам не показалось) ― 34-й президент США, который дважды становился «Человеком года» по версии Time.

Он предложил распределять задачи на 4 категории:

Срочно и важно ― те задачи, которые надо выполнить как можно быстрее, и они чрезвычайно важны для вас и для команды.

Не срочно, но важно ― задачи, которые важны для планирования и формирования ценностей. Опасность для исполнителя заключается в том, что маркер «не срочно» отодвигает задачу на второй план, при этом забывается ее важность.

Срочно, но не важно. Эти задачи надо выполнить здесь и сейчас, но если задуматься, то такая задача не принесет ощутимой пользы. Опасность для исполнителя в том, что он принимает срочность за важность.

Не срочно и не важно. Задачи имеют низкий приоритет, поэтому чаще всего они исключаются из списка задач. Опасность в том, что их простота привлекает.

Матрица управлением времени: Стивен Кови и его взгляд на матрицу

Матрица управлением временем Эйзенхауэра призывает нас классифицировать задачи самостоятельно. Но как это сделать, чтобы понять: что срочно и что важно. Объяснение дает Стивен Кови в своей книге.

ВАЖНО. Для Кови важные задачи ― задачи, которые формируют будущее. Как это выглядит на примере. Вы дизайнер ― и вам надо создать две картинки. Одна ― рекламный баннер для крупной фирмы, с которой вы можете заключить контракт. Вторая ― для Tik-Tok подруги брата. При таких условиях, понятно, что вы возьметесь за работу над первым баннером, потому что он может принести контракт, деньги и новые задачи, которые тоже принесут деньги. То есть эта задача формирует будущее.

СРОЧНО. Многие считают, что степень срочности определяется дедлайном. Но степень срочности определяется теми потерями, которые понесете вы, команда, клиент, если эта задача не будет выполнена вовремя. Например, вы все тот же дизайнер. И у вас горит два проекта для двух крупных компаний: первый рекламный ролик, который планировали запустить на ТВ. Второй ― проект, который необходимо отдать, чтобы заказчик запустил совместную кампанию с иностранной фирмой. Суммы контракта и вес компаний в принципе одинаковы. Второй заказ является ключевым для запуска цепочки других проектов, поэтому вы и клиент можете потерять больше в данном случае. В то время как запуск рекламы на ТВ, объективно, можно немного сдвинуть. Поэтому эту задачу вы или делегируете или честно объявляете заказчику сроки, в которые сделаете все качественно, а не просто быстро.

Как распределить задачи по Матрице

Предлагаем ради эксперимента попробовать месяц распределять свои задачи по этому принципу. Как это сделать:
1. Составьте список задач с указанием сроков.
2. Выставьте приоритеты задач с учетом сроков и важности.
3. Учитывайте, как выполнение / невыполнение задач повлияет на ваше будущее.
4. Расставьте задачи по квадратам.
5. Еще раз пересмотрите задачи в квадратах и откорректируйте их, если необходимо.

Ошибки:

Матрица управлением времени Эйзенхауэра: критика и дополнения

Сегодня можно встретить высказывания, что матрица не учитывает трудоемкость исполнения задачи, вес для бизнеса, возможность частичного исполнения задачи, стоимость исполнения задачи (основные и неосновные расходы и т.д.)

Также нельзя исключать фактор непредсказуемости: как часто вам приходила срочная задача «на вчера», ради которой вы отбрасывали все в сторону, а через час ее уже отменяли?

Поэтому необходимо для себя и своей команды определить маркеры срочности по задачам и расписать их. Чтобы менеджеры, которые ставят задания, руководствовались единым принципом, а не ставили самый высокий приоритет, чтобы их задачу сделали первой и их похвалило начальство.

Матрица управлением времени ― Стивен Кови 100% прав ― является эффективным методом организации дел. Но к ней надо подходить разумно.